La importància de la gestió de projectes: rigor, metodologia i responsabilitat
Per què definir bé objectius, metodologies i rols marca la diferència entre un projecte viable i un projecte frustrat
És imprescindible que aquests objectius es defineixin al costat del client, ja que aquest ha de ser sempre una part activa del projecte i no un mer espectador. Un projecte és traçar una tasca determinada, per a la qual establim la manera o la metodologia amb què es durà a terme. D’aquesta manera, en el projecte s’ha de recollir una planificació del conjunt d’activitats, així com la manera d’executar-les.
En definitiva, aquesta tasca consisteix a aplicar un enfocament metòdic per planificar i orientar els processos d’un projecte, incloent-hi el detall del conjunt de recursos i mitjans necessaris per executar-lo.
Un projecte pot ser d’una infinitat de tipus, depenent de la seva finalitat, del contingut, del finançament o del grau de complexitat. En funció d’aquests factors, els projectes poden ser públics, privats o mixtos; empresarials; de producció de béns i serveis; simples o complexos; socials, educatius, de recerca i desenvolupament, d’innovació, de producció, entre molts altres.
Per això i molt més, aquest treball comporta una gran responsabilitat. Existeixen diverses metodologies de gestió de projectes que estableixen patrons diferents i que permeten corregir i redefinir prioritats quan el projecte ho requereix, establir objectius i terminis, resoldre imprevistos, captar les necessitats del client i treballar en equip per complir les responsabilitats abans del termini establert. D’aquesta manera, el projecte avança de manera progressiva i resulta molt més flexible a l’hora d’afegir o eliminar tasques. En aquest context, és clau disposar d’un professional experimentat que sàpiga liderar projectes i aplicar bones pràctiques. L’important és disposar d’un professional experimentat que sàpiga liderar projectes i aplicació bones pràctiques.
Tot gestor de projectes ha d’aplicar sempre aquestes sis bones pràctiques:
1. Definir l’abast del projecte
El primer pas és definir els objectius que es persegueixen amb el projecte, l’acció imprescindible per a aconseguir una planificació eficient i real. És imprescindible que aquests objectius es defineixin al costat del client, ja que aquest ha de ser sempre una part activa del projecte i no un mer espectador.
En l’àmbit del Project Management aquesta pràctica és coneguda com a Estructura de Descomposició de Treball (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS): es tracta de fer un desglossament de totes les tasques que formen el projecte i convertir-les en petits lliurables.
3. Assignar un responsable de cada tasca
El project manager ha d’establir quines persones s’encarregaran de cada tasca i amb quins recursos compten per a fer-ho. Es tracta d’establir metes realistes que s’ajustin a les competències de l’equip.
4. Establir temps
El calendari d’un projecte és necessari per a planificar el seu desenvolupament. Cada procés ha de tenir una data d’inici i finalització. Estableix terminis tenint en compte l’opinió de l’equip de projecte, ja que són ells mateixos els especialistes que sabran determinar millor el temps que necessiten per a completar cada tasca i cal tenir en compte possibles factors que alterin aquesta programació, com ara dates crítiques que pugui haver-hi durant el desenvolupament del projecte i anota-les en la teva planificació (temps flexibles). Permet ser conscients del procés de desenvolupament del projecte, conèixer els terminis de producció i lliurament, saber quina és la consecució de cadascun dels processos a realitzar.
Important, una vegada determinat els temps del projecte es revisa juntament amb el client perquè sigui conscient en quin moment rebrà els lliurables. I li permeti veure en temps real en quin punt està cada tasca.
5. Vigilar els costos
És necessari controlar els costos del projecte amb l’objectiu de completar el treball dins del pressupost assignat. És important que vigilis tant els costos interns derivats de la producció del projecte, com els costos externs.
6. Fer seguiments i retrospectives
Durant tota l’execució del projecte el responsable ha de fer anàlisis periòdiques i realitzar reportis interns que permetin comprovar l’estat del projecte, monitorar-lo i comparar el progrés actual respecte al predefinit, tant en compliment (o no) de terminis com en costos, abast, etc. Així el director o gerent poden fer canvis que ajudin a millorar l’eficiència del projecte, tant en el present com en el futur. Gestionar els canvis eficientment pot marcar la diferència entre un projecte reeixit o un projecte frustrat.
A més, una vegada acabat el treball, és important realitzar la retrospectiva interna, les anomenades “lliçons apreses” per a detectar els punts a millorar en futures ocasions en la realització i execució de qualsevol altre projecte.
La gestió de projectes no és una qüestió administrativa ni un simple exercici de planificació, és una disciplina que exigeix criteri, responsabilitat i capacitat de decisió. Quan els objectius estan ben definits, el client forma part activa del procés i s’aplica una metodologia adequada, els projectes deixen de ser una suma de tasques per convertir-se en processos vius, mesurables i adaptables.
Gestionar bé un projecte no garanteix l’absència de dificultats, però sí la capacitat d’anticipar-les, gestionar-les i aprendre’n. I aquesta és, al cap i a la fi, la diferència entre executar projectes i liderar-los amb rigor i visió a llarg termini.
Eugenia Sanjuán | Sòcia fundadora | Project Manager | Assessora Acreditada en gestió de la Innovació per ACCIÓ.
Cal Tip, Assessorament empresarial, competencial, innovació i estratègia.
Desenvolupament integral de porjectes d’innovació i cultura
