La importancia de la gestión de proyectos: rigor, metodología y responsabilidad
Por qué definir bien objetivos, metodologías y roles marca la diferencia entre un proyecto viable y un proyecto frustrado
Es imprescindible que estos objetivos se definan junto al cliente, ya que este debe ser siempre una parte activa del proyecto y no un mero espectador. Un proyecto consiste en trazar una tarea determinada para la cual se establece la forma o la metodología con la que se llevará a cabo. De este modo, el proyecto debe recoger una planificación del conjunto de actividades, así como la manera de ejecutarlas.
En definitiva, esta labor consiste en aplicar un enfoque metódico para planificar y orientar los procesos de un proyecto, incluyendo el detalle del conjunto de recursos y medios necesarios para su ejecución.
Un proyecto puede ser de una gran diversidad de tipos, en función de su finalidad, contenido, financiación o grado de complejidad. Según estos factores, los proyectos pueden ser públicos, privados o mixtos; empresariales; de producción de bienes y servicios; simples o complejos; sociales, educativos, de investigación y desarrollo, de innovación, de producción, entre otros.
Por todo ello, este trabajo conlleva una gran responsabilidad. Existen diversas metodologías de gestión de proyectos que establecen patrones distintos y que permiten corregir y redefinir prioridades cuando el proyecto lo requiere, fijar objetivos y plazos, resolver imprevistos, captar las necesidades del cliente y trabajar en equipo para cumplir con las responsabilidades antes del periodo establecido. De este modo, el proyecto avanza de forma progresiva y resulta mucho más flexible a la hora de añadir o eliminar tareas. En este contexto, resulta clave contar con un profesional experimentado que sepa liderar proyectos y aplicar buenas prácticas. Lo importante es disponer de un profesional experimentado que sepa liderar proyectos y aplique buenas prácticas.
Todo gestor de proyectos ha de aplicar siempre estas seis buenas prácticas:
1. Definir el alcance del proyecto
El primer paso es definir los objetivos que se persiguen con el proyecto, la acción imprescindible para lograr una planificación eficiente y real. Es imprescindible que estos objetivos se definan junto al cliente, ya que este debe ser siempre una parte activa del proyecto y no un mero espectador.
2. Definir las tareas a llevar a cabo
En el ámbito del Project Management esta práctica es conocida como Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS): se trata de hacer un desglose de todas las tareas que forman el proyecto y convertirlas en pequeños entregables.
3. Asignar un responsable de cada tarea
El project manager debe establecer qué personas se van a encargar de cada tarea y con qué recursos cuentan para hacerlo. Se trata de establecer metas realistas que se ajusten a las competencias del equipo.
4. Establecer tiempos
El calendario de un proyecto es necesario para planificar su desarrollo. Cada proceso debe tener una fecha de inicio y finalización. Establece plazos teniendo en cuenta la opinión del equipo de proyecto, ya que son ellos mismos los especialistas que sabrán determinar mejor el tiempo que necesitan para completar cada tarea. Hay que tener en cuenta posibles factores que alteren esta programación, tales como fechas críticas que pueda haber durante el desarrollo del proyecto y anótalas en tu planificación (tiempos flexibles). Permite ser conscientes del proceso de desarrollo del proyecto, conocer los plazos de producción y entrega, saber cuál es la consecución de cada uno de los procesos a realizar.
Importante, una vez determinado los tiempos del proyecto se revisa junto con el cliente para que sea consciente en qué momento va a recibir los entregables. Y le permita ver en tiempo real en qué punto está cada tarea.
5. Vigilar los costes
Es necesario controlar los costes del proyecto con el objetivo de completar el trabajo dentro del presupuesto asignado. Es importante que vigiles tanto los costes internos derivados de la producción del proyecto, como los costes externos.
6. Hacer seguimientos y retrospectivas
Durante toda la ejecución del proyecto el responsable ha de hacer análisis periódicos y realizar reportes internos que permitan comprobar el estado del proyecto, monitorizarlo y comparar el progreso actual con respecto al predefinido, tanto en cumplimiento (o no) de plazos como en costes, alcance, etc. Así el director o gerente pueden realizar cambios que ayuden a mejorar la eficiencia del proyecto, tanto en el presente como en el futuro. Gestionar los cambios eficientemente puede marcar la diferencia entre un proyecto logrado o un proyecto frustrado.
Además, una vez terminado el trabajo, es importante realizar la retrospectiva interna, las llamadas “lecciones aprendidas” para detectar los puntos a mejorar en futuras ocasiones en la realización y ejecución de cualquier otro proyecto.
La gestión de proyectos no es una tarea administrativa ni un simple ejercicio de planificación. Es una disciplina que exige criterio, responsabilidad y capacidad de decisión. Cuando los objetivos están bien definidos, el cliente forma parte activa del proceso y se aplica una metodología adecuada, los proyectos dejan de ser una suma de tareas para convertirse en procesos vivos, medibles y adaptables.
Gestionar bien un proyecto no garantiza la ausencia de dificultades, pero sí la capacidad de anticiparlas, gestionarlas y aprender de ellas. Y esa es, en definitiva, la diferencia entre ejecutar proyectos y liderarlos con rigor y visión a largo plazo.
Eugenia Sanjuán | Asesora acreditada en gestión de la Innovación por ACCIÓ | Asesora empreses culturals a l’ICEC | Project Management | CEO CALTIP
Cal Tip, Asesoramiento empresarial y competencial. Desarrollo integral de proyectos de innovación y cultura | Gestión de competencias profesionales
