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Un proyecto es la planificación y la ejecución de una serie de acciones que se llevan a cabo, siendo su fin el conseguir un objetivo determinado de principio a fin.

Es imprescindible que estos objetivos se definan junto al cliente, ya que este debe ser siempre una parte activa del proyecto y no un mero espectador. Un proyecto es trazar una tarea determinada, para la cual establecemos la manera o metodología en el que se va a realizar. De este modo, en el proyecto se debe recoger una planificación del conjunto de actividades, así como la forma de llevarlas a cabo.

En definitiva, esta labor consiste en aplicar un enfoque metódico para planificar y orientar los procesos de un proyecto, incluyendo el detalle del conjunto de recursos y medios necesarios para ejecutarlo. 

Un proyecto puede ser de una infinidad de tipos dependiendo de su finalidad, del contenido, de su financiación, de su complejidad, de su finalidad, los proyectos pueden ser de un tipo o de otro. Por ejemplo: públicos, privados, mixtos, empresariales, producción de bienes y servicios, simples/complejos, sociales, educativos, de investigación y desarrollo, de innovación, de producción, etc.

Por ello y mucho más, este trabajo conlleva una gran responsabilidad ya que existen varias metodologías en la gestión de proyectos que marcan patrones diferentes que permiten corregir y cambiar prioridades cuando el proyecto lo requiera, establecer objetivos y fechas a cumplir, resolver imprevistos, captar necesidades del cliente, trabajando en equipo para completar esas responsabilidades antes del final del período establecido. Así, el proyecto avanza poco a poco y resulta mucho más flexible a la hora de añadir o quitar tareas. Lo importante es disponer de un profesional experimentado que sepa liderar proyectos y aplique buenas prácticas.

Todo gestor de proyectos ha de aplicar siempre estas seis buenas prácticas:

1. Definir el alcance del proyecto

El primer paso es definir los objetivos que se persiguen con el proyecto, la acción imprescindible para lograr una planificación eficiente y real. Es imprescindible que estos objetivos se definan junto al cliente, ya que este debe ser siempre una parte activa del proyecto y no un mero espectador.

2. Definir las tareas a llevar a cabo

En el ámbito del Project Management esta práctica es conocida como Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS): se trata de hacer un desglose de todas las tareas que forman el proyecto y convertirlas en pequeños entregables.

3. Asignar un responsable de cada tarea 

El project manager debe establecer qué personas se van a encargar de cada tarea y con qué recursos cuentan para hacerlo. Se trata de establecer metas realistas que se ajusten a las competencias del equipo.

4. Establecer tiempos

El calendario de un proyecto es necesario para planificar su desarrollo. Cada proceso debe tener una fecha de inicio y finalización. Establece plazos teniendo en cuenta la opinión del equipo de proyecto, ya que son ellos mismos los especialistas que sabrán determinar mejor el tiempo que necesitan para completar cada tarea. Hay que tener en cuenta posibles factores que alteren esta programación, tales como fechas críticas que pueda haber durante el desarrollo del proyecto y anótalas en tu planificación (tiempos flexibles). Permite ser conscientes del proceso de desarrollo del proyecto, conocer los plazos de producción y entrega, saber cuál es la consecución de cada uno de los procesos a realizar.

Importante, una vez determinado los tiempos del proyecto se revisa junto con el cliente para que sea consciente en qué momento va a recibir los entregables. Y le permita ver en tiempo real en qué punto está cada tarea.

5. Vigilar los costes

Es necesario controlar los costes del proyecto con el objetivo de completar el trabajo dentro del presupuesto asignado. Es importante que vigiles tanto los costes internos derivados de la producción del proyecto, como los costes externos.

6. Hacer seguimientos y retrospectivas

Durante toda la ejecución del proyecto el responsable ha de hacer análisis periódicos y realizar reportes internos que permitan comprobar el estado del proyecto, monitorizarlo y comparar el progreso actual con respecto al predefinido, tanto en cumplimiento (o no) de plazos como en costes, alcance, etc. Así el director o gerente pueden realizar cambios que ayuden a mejorar la eficiencia del proyecto, tanto en el presente como en el futuro. Gestionar los cambios eficientemente puede marcar la diferencia entre un proyecto logrado o un proyecto frustrado.

Además, una vez terminado el trabajo, es importante realizar la retrospectiva interna, las llamadas “lecciones aprendidas” para detectar los puntos a mejorar en futuras ocasiones en la realización y ejecución de cualquier otro proyecto.

Cal Tip, Cooperativa de Coneixement

Eugenia Sanjuán | Socia fundadora | Project Manager | Asesora Acreditada en gestión de la Innovación por ACCIÓ.