El futuro inmediato de la funcionalidad y la utilidad de las salas de reuniones, es su “uso” para el trabajo en equipo, para el desarrollo de proyectos, la focalización en el trabajo productivo, comprometido, sostenible y alcanzable, la definición y el desarrollo de objetivos, las dinámicas de grupo, las conferencias y presentaciones, los talleres, las formaciones y los eventos, tanto desde el punto de vista de su diseño e infraestructura, como la finalidad de las mismas y la mejora en la dinámica de las propias reuniones.
Las reuniones y los eventos en Barcelona están en una constante evolución y crecimiento, de los cambios experimentados en las necesidades profesionales, tanto de los organizadores como de los asistentes, hace que el mercado tenga que establecer una evaluación y valoración constante de todos los elementos que componen una reunión, adaptándolos de forma eficiente a las nuevas realidades y necesidades de los usuarios profesionales y futuros clientes.
Las salas de reuniones son la mejor manera y forma de transmitir el conocimiento como herramienta de transformación empresarial.
Se está cambiando la forma en la que se transmite la información y el conocimiento en las reuniones y los eventos. Desde Cal Tip hacemos hincapié en que las reuniones son cada vez más cercanas al aprendizaje holístico, donde todo forma parte del conjunto, y no se divide en parcelas. El conocimiento es transversal y vertical, es la habilidad de inventar e innovar con el fin de generar nuevos conocimientos y promover ideas que se convierten en productos, procesos y organizaciones capaces de impulsar el desarrollo para así crear bienestar y resolver dificultades económicas a la sociedad.
Cada vez va disminuyendo el formato tradicional de montaje en escuela o teatro, donde hay un ponente y la audiencia solo escucha, ya que el conocimiento es vivo, es dinámico.
Se demandan o solicitan cada vez los formatos más novedosos y creativos, que ayudan a los asistentes y participantes a relacionarse entre sí, incentivando la generación de contenido y su participación activa y proactiva en el desarrollo de la reunión o del evento, donde el conocimiento es el motor que impulsa el crecimiento, la creación de riqueza y la ocupación.
La importancia de la tecnología en las salas de reuniones
La tecnología se ha convertido un elemento fundamental en la elección de una sala de reuniones o en un evento. Por ello las salas de reuniones, en los espacios de trabajo compartido deben tener actualizados sus equipos tecnológicos al servicio de los usuarios y profesionales que disponen de ellas.
Sabemos que disponer de la última tecnología es realizar una alta inversión, aunque sí es necesario tener el conocimiento de la oferta disponible en el mercado asesorando y ofreciendo a los futuros usuario, ya sean autónomos, pymes, empresas, asociaciones, etc, soluciones de calidad para optimizar al máximo el espacio y obtener buenos resultados a la hora de utilizar la sala sea por horas o por semanas.
Las empresas cada vez tienen más costes en la implementación de tecnologías que ayuden a mejorar el desarrollo de las reuniones en su ubicación y así alcanzar sus objetivos establecidos. Por ello, la inversión en el alquilar salas de reuniones para las empresas fuera de su sede es la mejor opción para optimizar sus recursos y así enfocarse en diferentes activos de su unidad de negocio enfocadas en un desarrollo más sostenible.
Los espacios de trabajo compartido que disponen de salas de reuniones y salas para eventos como en Cal Tip, han de ofrecer, en la medida de lo posible, los servicios tecnológicos para los asistentes a reuniones, para que así se haga palpable la satisfacción del uso de la misma. Por ejemplo, hemos de ofrecer una conexión WIFI de calidad y segura, disponer de estaciones de carga para dispositivos móviles, impresoras online o puntos digitales de información donde realizar gestiones y reservas relacionadas con el evento.
Cal Tip, entre otras cosas, dispone de la reserva online de los espacios, salas de reuniones y salas para eventos, donde se puede reservar desde la página web de manera cómoda y segura la franja horaria que se necesite.
Y no menos importante, cabe destacar que no solamente sirve disponer de los equipos tecnológicos de última generación. Hemos de tener la capacidad y los conocimientos de la tecnología a utilizar y poder resolver las dudas de los usuarios, de los organizadores y participantes antes y durante la reunión para llevar a cabo la reunión eficazmente.
El papel que tiene la ubicación de la sala
Tenemos varios elementos fundamentales para el adecuado desarrollo de una reunión, es la ubicación donde se celebra. El espacio ha de facilitar el apropiado desarrollo de la reunión y aportar valor al evento en cuestión, sea por su funcionalidad, por su singularidad, por su localización y por sus servicios.
Los usuarios de salas de reuniones buscan espacios donde se le ofrezcan:
- Los elementos que faciliten la creatividad, la participación, la cooperación y el intercambio de conocimiento entre los asistentes a la reunión o evento, creando la atmósfera adecuada para ello.
- El asesoramiento al usuario sobre los diferentes formatos y estructuras, que puedan ayudar al organizador a alcanzar sus objetivos, mientras que se va generando una experiencia provechosa para los asistentes.
- Un básico, facilitar la flexibilidad y la versatilidad para adaptarse a las necesidades de diferentes reuniones y eventos.
- Los servicios tecnológicos imprescindibles para el buen funcionamiento y desarrollo de la reunión o del evento. (Se irán viendo cada vez más en las salas de reuniones nuevas tecnologías como pantallas gigantes, “beacons”, hologramas, etc.)
- Los ambientes diseñados para favorecer la red profesional entre los asistentes, generando vínculos entre los participantes, ya que comparten la experiencia en el propio evento.
- La incorporación de fórmulas para involucrar a los asistentes de forma activa y participativa, que permita mantener toda su atención durante la reunión o el evento.
- La generación experiencias significativas, que aporten valor añadido a los participantes en las sesiones que les ayuden a avanzar en su carrera profesional, creando canales de comunicación y herramientas adecuadas.
Y sin olvidar un básico:
- La calidad de conexión a Internet con buena velocidad y seguridad.
- La calidad en el diseño y mobiliario de la sala.
- La calidad de elementos tecnológicos y audiovisuales.
- La calidad de la iluminación, dándole prioridad la luz natural, ambientación con luces LED, etc.
Os invitamos a visitar nuestro espacio para poder satisfacer y cubrir las necesidades para que lleves a cabo tus reuniones y tus eventos en nuestras Salas Mercè Rodoreda y Frida Kahlo.
Cal Tip, Cooperativa de Coneixement.
Egenia Sanjuán | Socia fundadora | Project Manager
