Cada programa, tarea y función refleja el conjunto característico de prioridades y responsabilidades de la persona que lo ha realizado. No todos tenemos exactamente la misma idea de lo que constituye la gestión y la optimización perfecta del tiempo. La objetivo final es simplemente ver si tu relación con el tiempo es buena, si te permite responder a tus obligaciones profesionales, disfrutar del tiempo de ocio y cuidar de tu activo más importante, la salud.

No hay un único modelo a gusto de todos sobre cómo gestionar el tiempo, pero hay una serie de principios básicos que se pueden aplicar a una gran variedad de circunstancias.

Para sacar el mayor partido a nuestro tiempo:

  • Intentar de realizar los trabajos más difíciles, aquellos que requieren la máxima concentración y mayor eficiencia en aquellos momentos del día en los que tus niveles de energía y atención son mayores. Si puedes coordinar esos momentos con periodos en los que tienes menos interrupciones de lo normal, mucho mejor.
  • Tratar de programar tu rutina, tareas de bajo nivel para las horas del día en las que te resulta más difícil concentrarse. La clave está en identificar tus horas de mayor rendimiento y programar tu trabajo en consecuencia.

Planificar es el pilar sobre la que se basa la gestión del tiempo, todo el tiempo que le dediquemos a esa tarea merece la pena. Pero no sólo consiste en crear una buena planificación o programa, debemos ser capaces de llevarlo a cabo.

Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria de tu trabajo y el resto de responsabilidades, contar con las interrupciones, conflictos y retrasos habituales.

De las reglas más agudas que se pueden aplicar es establecer fechas de entrega que sean viables

  • Asegurar el cumplimiento del plazo incluso si hay que enfrentarse a retrasos imprevistos.
  • Ser proactivo.
  • Dividir un trabajo excesivo en pasos adaptables.
  • Generar listas a la vez: una de mayor prioridad para las tareas urgentes y muy importantes, una de prioridad media para las tareas menos urgentes o medianamente importantes, y otra de baja prioridad para tareas que le gustaría hacer cuando tenga tiempo.
  • Establecer un horario para llevar a cabo cada paso.
  • Reducir paulatinamente el alcance del proyecto.

Es decir, sobrestimando el tiempo que pensamos que nos va a llevar a cabo un trabajo, podemos conseguir cualquier cosa y con menos estrés que si se pretende hacerlo todo a la vez.

Todo proyecto requiere su propia programación, agenda y calendario para identificar los pasos principales o hitos en el camino hacia su consecución. Si has establecido fechas objetivos realistas, y tienes tiempo para posibles “imprevistos”, nuestros progresos deberían responder a nuestros planes.

Importante, deleguemos!!! sobre todo en trabajos que requieren mucho tiempo y que sabes que alguien más puede llevar a cabo. Aceptemos que enseñar a otra persona puede llevar un poco de tiempo, y si permite una curva de aprendizaje razonable, nos beneficiaremos en tener más tiempo y menos estrés.

A priori, organizarse y planificarse parece arduo pero con practica podemos crear una metodología propia o compartida, romper con patrones establecidos y mejorar en nuestras responsabilidades y funciones cada día.

Eugenia Sanjuán

CEO Founder, Cal Tip

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